Schiphol Group
Secretaresse / afdelingsondersteuner CARGO en Control & Pricing
Introductie
Ben jij een leergierige (aankomend) afdelingsondersteuner / secretaresse, met frisse ideeën en interesse voor logistiek? Vlieg dan bij ons binnen voor een leerzame stage.
Omschrijving bedrijf/afdeling
CARGO
Cargo is de vrachtafdeling van Schiphol. Met een team van 9 mannen en vrouwen zetten wij ons in voor de vrachtbelangen van de Cargo Community op de luchthaven.
Met ons team houden wij ons onder andere bezig met het ontwikkelen van infrastructuur, zoals de aanleg van een nieuwe vrachtvliegtuigopstelplaats en vrachtnetwerken, m.a.w.; samen met diverse partijen kijken we hoe de vrachtstromen via AMS kunnen verlopen in plaats van een andere (Europese) luchthaven en collectieve activiteiten.
Schiphol Cargo heeft een faciliterende rol waarin we streven naar efficiëntie, kwaliteit en transparantie in de luchtvracht.
Samen met onze Community creëren wij innovatieve en duurzame initiatieven. Op deze manier dragen wij ons steentje bij aan Europe’s Preferred Airport
Control&Pricing
De afdeling Control&Pricing bestaat uit Control en Pricing & Regulatory affairs .
Control is eindverantwoordelijk voor integrale performance management voor de Business Afdeling Aviation.
Pricing & Regulatory affairs geeft in samenwerking met stakeholders invulling aan de economische regulering: een vooraf goedgekeurd kosten allocatie systeem (Toerekeningssysteem), een zorgvuldig betrouwbaar en transparant (pre-)consultatieproces voor de luchthaventarieven en (achteraf) verantwoording over de realisatie (Regulatory accounts).
De ondersteuning voor Head of Cargo en de Sr. Manager Control wordt gedaan door één persoon. Samen met die management assistente ga je zorgen dat de managers hun werk zo optimaal mogelijk kunnen doen: dat hun agenda’s bewaakt worden, dat afspraken worden ingepland met derden / externen en meetings worden georganiseerd, iets wat met soms veel overleg vraagt met externe secretaresses.
Naast het plannen van dag en tijdstip voor de meeting moeten ook vergaderzalen worden geregeld, eventueel catering worden besteld en bezoekers aangemeld en/of opgehaald bij de receptie.
Voor de afdelingen op de derde verdieping op de A-vleugel – de “afdeling A3” zoals we die noemen – liggen er ondersteunende klussen in regelzaken als (laten) repareren meubilair, aanvragen schipholpassen en (financiële) administratie. Naast het “bureauwerk” zien we je ook graag bezig in het voorbereiden van evenementen en beurzen / symposia.
Taken
In de basis gaat het om de volgende taken:
•Gedeeld agendabeheer Head of CARGO en Manager Control en regelen omliggende zaken bij afspraken / meetings.
•Vergaderzalen reserveren (evt. extern)
•Bezoekers aanmelden
•Restaurant reserveren voor zakendiners
•Aan- en afmelden bij persoonlijke uitnodigingen
•Aanmelden symposia, conferenties en beurzen
•Printopdrachten verzorgen (bij grotere printopdrachten)
•Versturen per post/koerier
•Storingen aan apparatuur en meubilair melden
•ICT aanvragen regelen voor (nieuwe) medewerkers Dienstreizen
•Bestelaanvragen aanmaken en goederenontvangst doen
•Helpende hand bij meetings en evenementen (in de organisatie en eventueel gastvrouw/-heer)
Natuurlijk willen we niet alleen maar dat je taken uitvoert. We horen ook graag jouw ideeën over hoe jij denkt dat zaken efficiënter geregeld kunnen worden of zien we je bezig met je (digitale) skills bij maken van presentaties of verwerken administratie / correspondentie.
Met deze stageplaats bieden we jou een mooie kans om mee te kijken en te oefenen als secretaresse / ondersteuner op een dynamische werkplek, maar we leren ook graag van jou!
Je krijgt dan ook volop de kans om jouw ideeën en frisse inzichten in te brengen.
- Nieuwsgierig en leergierig
- Dienstverlenend, maar ook ‘nee’ durven (leren) zeggen
- Makkelijk contact kunnen leggen met anderen
- Kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
- Kennis van het (gebruiken van) digitale systemen als SharePoint, Office 365 en OneNote worden zeer op prijs gesteld maar zijn geen must..
- Start; voor ons liefst zo snel mogelijk maar afhankelijk ook van het moment dat jouw school de stages wil laten beginnen.
- Duur; 3 of 4 maanden. Afhankelijk ook van de stageperiode die jouw school vraagt.
- Dagen per week; liefst 3 dagen.